Taahhüt İhale Hazırlık Çalışmaları

Selamlar,

Önceki yazılarımızda inşaat sektöründe geçen tanımlamalara değinmiştik. Ayrıca ihale hazırlıkta kullanmak üzere sistemde tanımlamadığımız kaynak bilgilere değinmiştik. Artık tanımlı bir yapım girdi listesi ve poz arşivimiz detaylı olarak var. 

İhale hazırlık sürecine girmeden önce poz tanımları yaparken sektörün zorunlu kıldığı ve bir sistemde şablona oturtmakta zorluk çektiğiniz bir duruma değinmek isterim. Biliyorsunuz bir poz oluştururken bu pozu oluşturan materyalleri reçete olarak tanımlıyoruz. Bu tanımları da gidip ihaleye ekliyoruz. Yaptığınız bu tanımları çok detaylı hale getiremiyorsunuz çünkü daha ihale aşamasında bunun detayı belli değildir. Şöyle ki; bir Döşeme Yapılması pozunuz var. Bu pozun reçetesine daha ihale aşamasında olduğunuz için malzeme olarak çok detaylı şeyler koyamazsınız. Koysanız bile bu yanlış olabilir. Çünkü bazı döşeme malzemeleri m2 si 7 TL iken bazıları 18 TL olabilir. Bu fiyatı eğer ihale keşfinde müşteriniz özel bir şart belirtmediyse varsayım yapmak durumundasınız. Bu da sizin fiyatınızı bulmanızda en büyük sıkıntı olacaktır. Bu sorunun dediğim gibi süreçsel sıkıntıları olduğu için net bir çözümü yok. Uyguladığınız sisteme göre bazı varsayımlar yaparak bunu Dynamics Ax sistemine oturtmak mümkün olabilir. En klişe, sistemi zorlamayan ve kullanıcıyı ne yazık ki zorlayan çözüm her poz için detaylı analiz yapmaktır. Eğer bunu benimsemezseniz fiyat bazında yapım girdi oluşturup bunu analizlere otomatik bağlayan bir çözüm geliştirdik. Bu sayede ihale hazırlıkta çok fazla detaya girmeden analizinizi oluşturuyorsunuz. Gerekli malzemelerin listesini proje kazanıldıktan sonra detaylı oluşturabiliyorsunuz. Bu çözüm, ne yazık ki bazı detay bilgileri görememeniz anlamına geliyor.

İhale hazırlık aşamasında yapacağınız ilk şey müşterinin size gönderdiği Keşif Excel Listesindeki pozları sisteme işlemektir. Bu liste sonradan müşterinize yollayacağınız keşif listesidir aslında. Sadece fiyatlar yok üzerinde. Nasıl işleriz 10.000 lerce satırı diyebilirsiniz. Bu keşif listesini sisteme otomatik alabiliyoruz dersem belki rahatlatabilirim sizi. 


Yapacağımız ikinci adım birim fiyat analizleridir.  Burada yapmış olduğunuz poz arşivinizden kayıtları çağırarak pozların birim fiyatlarını oluşturabilirsiniz. Tek tek mi yapacağız 10.000 lerce pozun analizini diye sorabilirsiniz? Cevap olarak eğer farklı nitelikteki ve özellikteki pozları fiyatlandıracaksanız, cevap evet. Zaten bunu bu şekilde yapmak durumundasınız. Ana bu zorunlu olan süreci kolaylaştırmak için bazı özel fonksiyonlar geliştirmek durumunda kaldık. Neler midir? Başka projelerdeki aynı nitelikteki işi kopyalamak, aynı nitelikte olabileceğini düşündüğünüz pozu dilediğiniz herhangi bir poz aralığına kopyalamak olarak sayabilirim.


Burada en önemli konulardan bir tanesi sizin yapım girdi listesinde örnek olarak 10 TL belirlediğiniz bir   poz bileşenini o ihale özelinde 12 TL yapabilmektir. Bunun için ihale içinde bu fiyatın bir kez değişmesi  durumunda o projede bağlı olduğu her analizde otomatik değişmesi fonksiyonudur. Ama bu değişim sadece o ihale özelinde kalacaktır. 


Bunları yaptıktan sonra artık o ihalenin kaç TL ye çıkacağını hesaplamış oluyoruz. Bunu çeşitli kereler birim fiyat analizlerinde değişiklikler yaparak veya kar oranlarınızı değiştirerek görmek isteyebilirsiniz. Bunun için n kere deneme imkanı verdiğimiz ve bunları icmal olarak analiz edebileceğiniz bir ekranda görmek sizi mutlu edecektir. Bu ekrana istenilen para biriminde hesaplama imkanını da ekleyip size sunuyoruz. 


Son aşama artık bu hesaplamaları müşterinin yolladığı excel dosyasına ilgili yerlere yazmaktır. Nasıl yazacağız 10.000 lerce satırı? Bunun için yine excel entegrasyonunu kullanıyoruz. Müşterinizin gönderdiği excelin herhangi bir sheet'ine bu hesaplamalarınızı kolayca aktarıyoruz. Bu aktarımı rahatça müşterinize gönderebilirsiniz. Hemde istediğiniz para birimi ve kur değerinden. 


Artık ihaleye bir fiyatla başvurmuş oldunuz. Hayırlısı artık. Diğer firmalara göre çıkardığınız detaylı ve güzel bir analiz, üstüne bir tutam şans faktörü ile size güzel bir proje getirecektir. 


Ben sizin ihale kazanmanızı beklemeden:), bir sonraki aşamada kazanılmış bir projedeki işlere değineceğim.


Hasan Bilgin
ETG Danışmanlık
www.etg-it.com

Dynamics Ax içinde Yapım Girdi Listesi Tanımlama ve Poz Oluşturma

İhale hazırlığı yapan bir firmanın yaşadığı en büyük problemlerin başında, ihale listesindeki maliyet kalemlerinin güncel fiyatlarını görememek ve bunun sonucunda poz arşivlerinin sağlıklı oluşturamamak gelmektedir. Yapım girdi listeleri devlet tarafından yayınlamaktadır ama sürekli değişkenlik ve firmaların farklı fiyat uygulamaları bu işi iyice içinden çıkılmaz bir noktaya getirmektedir.

Bir poz kalemini oluşturan yapım girdi kalemlerine örnek vermek gerekirse;

-Poz Kalemi                                               : Duvar Yapılması (1 m2)

-Pozu Oluşturan Kalemler(Yani Reçete)           : 20 Adet Tuğla,

                                                                   10 kg Kum, 

                                                                   1 Kg Kireç, 

                                                                   1 saat Düz İşçilik

Böyle bir poz kalemi için, Tuğla, Kum, Kireç, Düz işçilik gibi yapım girdi maddelerini bir listede tutuyor olmanız gerekir. Buna göre 1 m2 duvar yapılmasının keşif maliyetini hesaplamalısınız. Bir ihaleye fiyat verirken bu listeden verileri kolaylıkla süzebiliyor olmanız gerekir. Yoksa bu ihaleye hazırlık için geceleriniz ve gündüzleriniz birbirine girecektir. Yoksa, bu tuğla en son ne kadardı? bu ihaleye kaçtan veriyoruz? gibi sorular havada uçuşacaktır. Birde tuğlanın orta büyüklükteki bir ihale içinde en kolay kalemlerden sadece birisi olduğunu düşünürseniz, sıkıntının başladığı noktayı anlayabiliriz. Hadi tuğlayı hallettik ama geride daha 10.000 lerce kalem var. Bir sıcaklık insanı sarmaya başlayacaktır. 

Saatin ihale teslim tarihine geri saydığı bu sıcak hazırlama dönemlerinde şu şekilde düşünüyor olabilir misiniz?

1. Keşke kendimizin tanımladığı bir yapım girdi listemiz olsa

2. Keşke bu yapım girdilerimiz Devletin 3-4 ciltte yayınladığı yapım girdi listeleri gibi "İmalat Türleri" bazında tanımlanabilse ve kodları oluşabilse(Kitaptan araştırmak zor geliyor, bir liste üzerinden aratıp bulmak daha kolay olurdu)

3. Keşke bu listede her yapım girdi için fiyatları biz girebilsek ve güncelleyebilsek (Revizyon tutsada bu yapım girdinin eski fiyatlarının tarihçesini izleyebilsek ne güzel olur, Kim değiştirmiş acaba bunları sorgulasak)

4. Poz Reçetelerini kendimizin istediği şekilde oluşturabilsek ve güncelleyebilsek. Bunları da birim fiyat analizlerine kolayca ekleyebilsek.

5. Poz kalemine giren bir yapım girdi maddesinin birim fiyatını değiştirdiğimde bağlı tüm pozların maliyetleri bundan etkilense ve bana her zaman güncel bir fiyat verse, bende onları kolayca ve içim rahat olarak ihale birim fiyat analizlerine eklesem... Yani tuğlanın fiyatı değiştiğinde tuğlanın kullanıldığı tüm pozların fiyatlarını güncel görsem... Bunun için bir excel oluşturduk şirkete ama DÜŞEYARA formülünde güncelleme hatası çıkınca vazgeçtik, şimdi her ihalede baştan yapıyoruz, ne yapalım zamanımızı alıyor ama ancak bu şekilde doğru oluyor...

Sanıyorum cevap evet olacak....Cevap hayırsa güzel bir sistemi işletiyorsunuz tebrik ederim....

Bu keşkeleri ve yaşadığınız problemleri bir tarafa bırakıp günlük işlere yoğunlaşmak istiyorsunuz. Bunları görebileceğiniz bir sistem ve veritabanı size Microsoft Dynamics Ax teknolojisi ile geliyor. İhale hazırlık aşamasının ilk adımı olan bu yapıda ihale yönetimini tek sistem üzerine taşımış oluyorsunuz. Server üzerindeki paylaştırılmış excel dosyalarında sıkıntı yaşıyorsanız, şirketin en kıdemli kişisine bağımlı iseniz, artık sizin bir çözüme ihtiyacınız var demektir. 

Bir sonraki paylaşımda size ihale hazırlığın diğer adımlarını anlatacağım. 

Hasan Bilgin

ETG Danışmanlık

www.etg-it.com